Beknopte handleiding gebruik GLI register

In deze memo beschrijven we de stappen die je moet zetten om deel te kunnen nemen aan het onderzoek van het RIVM, het GLI register. Het GLI-register maakt het mogelijk om wetenschappelijk onderzoek te doen naar de (kosten)effectiviteit van de GLI.

Het is goed om je te beseffen dat één behandelaar van het behandelteam de gegevens van deelnemers kan invoeren en inzien. Dit is in het geval van SLIMMER in de meeste gevallen de diëtist (uitvoerder intake). Je kan hier als team ook een andere keuze in maken, spreek dit van te voren met elkaar af. En ook hoe je gegevens op meetmomenten krijgt die je zelf niet uitvoert (bijv. op 24 maanden).

MRDM is de beheerder van het GLI-Register. Mocht je tijdens welke stap dan ook tegen iets aanlopen, de servicedesk van MRDM staat voor je klaar: Bel: +31 (0)88 57 000 30 (ze zijn goed bereikbaar!) of mail: servicedesk@mrdm.nl.

Voor vragen over de inhoudelijke gegevens in het GLI register mail naar GLI-monitor@rivm.nl.

1. Aanmelding bij het GLI register

Als je al een andere GLI aanbiedt en je jezelf al hebt aangemeld (of de praktijk waarvoor je werkt heeft je aangemeld) dan kun je al inloggen in het GLI register. Voor alle anderen geldt dat je je eerst moet aanmelden. Via dit proces wordt gecontroleerd of je bevoegd bent om de GLI aan te bieden.

Je kiest voor het aanmeldproces welke het beste past bij je eigen situatie:

  1. GLI-contactpersoon namens je praktijk (bijvoorbeeld de praktijkeigenaar). Je bent niet de uitvoerende GLI behandelaar.
  2. Werkzaam als GLI-behandelaar
  3. Je bent zowel de GLI-behandelaar als de contactpersoon voor je praktijk.

Belangrijk: het doorlopen van het aanmeldproces voor de contactpersoon en zelfstandige praktijk kost ongeveer een uur. Voor een behandelaar bij een bestaande praktijk is dit ongeveer een kwartier.

2. Ondertekenen van overeenkomsten

Om gebruik te maken van het register moet een deelnameovereenkomst en een verwerkersovereenkomst worden ondertekend (Overeenkomsten). Na registratie bij het GLI register krijg je een link doorgestuurd van DocuSign (dse@docusign.nl) om digitaal te kunnen ondertekenen. De overeenkomsten mogen alleen getekend worden door een tekenbevoegde persoon binnen je organisatie. Als je niet tekenbevoegd bent moeten de overeenkomsten via DocuSign doorgestuurd worden naar de tekenbevoegde persoon van de organisatie (bijvoorbeeld een bestuurslid of directie).

2.1 Verwerkersovereenkomst

  • Voor het verwerken van (medische) persoonsgegevens is het verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dit is bepaald in de AVG (algemene verordening gegevensbescherming).
  • De verwerkersovereenkomst wordt afgesloten tussen MRDM en de verwerkingsverantwoordelijke, de GLI-praktijk. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. Dit kan een natuurlijk persoon zijn of een rechtspersoon (bij bijvoorbeeld een stichting of een B.V.).
  • De Verwerkersovereenkomst legt vast dat MRDM de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt op behoorlijke en zorgvuldige wijze.
  • De gegevens mogen alleen verwerkt worden op basis van geschreven instructies. Dit is vastgelegd in de Deelnameovereenkomst en het Reglement.

2.2 Deelnameovereenkomst

Je sluit ook een deelnameovereenkomst af met RIVM. In deze overeenkomst wordt verwezen naar het Reglement dat is opgesteld door RIVM. Het Reglement en de Deelnameovereenkomst beschrijven onder andere de precieze doeleinden en de grondslag of grondslagen op basis waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt.

In het Reglement staat met welk doeleinden de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. Dit kunnen bijvoorbeeld wetenschappelijke doeleinden zijn of het verbeteren van de kwaliteit van de zorg.

3. Registreren van gegevens

MRDM heeft een handleiding opgesteld waarin stapsgewijs alles aan de orde komt inclusief instructiefilmpjes.

Slechts één behandelaar van het behandelteam kan de gegevens van deelnemers invoeren en inzien. Voor SLIMMER is dat in de meeste gevallen de diëtist. Je kan gegevens vastleggen over alle deelnemers mits zij toestemming geven.

3.1 Deelnemers moeten eerst toestemming geven

Deelnemers vullen het toestemmingsformulier in. Je bewaart de papieren toestemmingsformulieren in je praktijk. Is het antwoord op vraag 1 ‘JA’? Ga dan naar het GLI-register en vul de antwoorden in die op het formulier staan. Is het antwoord op vraag 1 ‘NEE’? dan hoef je niets te doen.

Wij kunnen ons voorstellen dat dit toestemmingsformulier voor de kwetsbare doelgroep een uitdaging is. Het RIVM heeft een video gemaakt over het onderzoek en het toestemmingsformulier.

3.2 Registreren van gegevens van deelnemers

In het GLI register worden de volgende gegevens ingevoerd tijdens of kort na de intake:

1. Met betrekking tot deelnemers:

  • Geslacht
  • Leeftijd (geboortedatum)
  • Postcode
  • Verwijzer
  • Verwijsreden:
    • BMI >25 <30 (plus comorbiditeit moet worden aangevinkt)
    • BMI >30
  • Uitval en uitvalredenen
  • BMI (lengte en gewicht), middelomtrek, kwaliteit van leven (EQ-5D-5L) en VAS score.

2. Met betrekking tot groep en behandelaren:

  • Groepsgrootte en startdatum GLI-programma
  • Beroepsgroep van behandelaar
  • Beroepsgroepen die samen een groep begeleiden

Wanneer gegevens invoeren?

Eerste keer bij de intake. Na 6 maanden, een jaar na de intake en twee jaar de intake worden BMI (lengte en gewicht), middelomtrek, kwaliteit van leven en VAS score nogmaals ingevuld. Je kunt er ook voor kiezen om vaker gegevens in te voeren.

Wat te doen bij uitval?

Als deelnemers uitvallen dan wordt aangegeven op welke datum dat was en wat de reden daarvoor is geweest. Hierbij is keuze uit: geen tijd, geen zin / niet gemotiveerd om deel te nemen, geen reden opgegeven, verhuizing, zwangerschap, ziekte / blessure, verwijzing bariatrische chirurgie, verwijzing individuele leefstijlbehandeling of anders.

Kwaliteit van leven

Binnen het GLI register wordt gebruik gemaakt van de EQ-5D-5L om de kwaliteit van leven te meten. Dit is een gestandaardiseerd instrument waarmee op vijf gezondheidsniveaus (mobiliteit, zelfzorg, dagelijkse activiteiten, pijn/ongemak en angst/depressie) een score wordt gegeven. Hieruit kan voor een individu of populatie een gewogen gezondheidsindex worden afgeleid. Deze meting is belangrijk omdat niet altijd gewichtsverlies de belangrijkste uitkomstmaat is van de GLI. De deelnemer geeft op elk van deze domeinen aan hoeveel problemen hij/zij daarmee heeft. Daar past dan een score bij voor de ernst van de problemen: 1. geen problemen, 2. beetje problemen, 3. matige problemen, 4. ernstige problemen en 5. niet in staat. Bij de domeinen pijn/ongemak en angst/somberheid gaat het dan om de hoeveelheid pijn/ongemak en angst/somberheid die de deelnemer ervaart. Met behulp van deze scores op de 5 domeinen worden automatisch verschillende unieke gezondheidstoestanden uitgerekend met een algoritme. Met dit algoritme wordt een kwaliteit van leven score (utiliteit) berekend voor elke GLI deelnemer, op elk moment van uitvraag van de EQ-5D.